come funziona la pec

Per capire cos'è la posta elettronica certificata e come funziona, possiamo assimilarla alla tradizionale raccomandata con ricevuta di ritorno. La posta elettronica certificata, infatti, è un sistema informatico di comunicazione che consente di inviare e-mail con valore legale: per ogni messaggio viene attestato l'orario esatto di spedizione, viene confermata l'avvenuta consegna e garantito il contenuto.

La registrazione di una casella di posta elettronica certificata, quindi, è molto importante: le aziende e le partite iva sono obbligate ad avere una PEC, ma anche molti soggetti privati ormai decidono di attivare il proprio indirizzo di posta certificato.

Vediamo però nel dettaglio come funziona tecnicamente la posta elettronica certificata:

I messaggi di posta certificata vengono spediti tra due caselle di posta, e quindi domini, certificati. Quando il mittente possessore di una casella PEC invia un messaggio ad un altro utente in possesso di indirizzo di posta elettronico certificato, il messaggio viene raccolto dal gestore del dominio certificato (punto di accesso) che lo racchiude in una Busta di Trasporto e vi applica una firma elettronica in modo da garantirne provenienza e inalterabilità.

Successivamente il messaggio viene indirizzato al gestore PEC destinatario, che verificata la firma, provvede alla consegna al ricevente (punto di consegna).

A questo punto il gestore PEC destinatario invia una Ricevuta di Avvenuta Consegna al mittente, che può quindi essere certo che il suo messaggio è giunto a destinazione.

Durante la trasmissione di un messaggio attraverso 2 caselle PEC vengono emesse altre ricevute che hanno lo scopo di garantire e verificare il corretto funzionamento del sistema e di mantenere sempre la transazione in uno stato consistente.

COME FUNZIONA LO SCAMBIO DI MESSAGGI DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA:

Coime funziona lo scambio di messaggi di posta elettronica certificata


Il punto di accesso, dopo aver raccolto il messaggio originale, genera una ricevuta di accettazione che viene inviata al mittente; in questo modo chi invia una mail certificata sa che il proprio messaggio ha iniziato il suo percorso.

  La Posta Certificata sfruttando crittografia e protocolli di sicurezza riesce a fornire agli utenti un servizio sicuro che sostituisce integralmente il tradizionale servizio di posta (elettronica e cartacea), mettendosi inoltre al riparo da spam, abusi e disguidi.

Fra le caratteristiche salienti della posta elettronica certificata è da evidenziare che nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte viene conservata - in base al Decreto - per 30 mesi in un apposito registro informatico custodito dai gestori stessi: tale registro ha lo stesso valore giuridico delle ricevute.

caratteristiche del servizio di posta elettronica certificata:

Il messaggio PEC proviene da un gestore di posta certificato e da uno specifico indirizzo e-mail certificato;

Il messaggio PEC non può essere alterato durante la trasmissione;

Privacy totale della comunicazione, avvenendo lo scambio dati in ambiente sicuro;

Certezza dell'avvenuto recapito delle e-mail alla casella di Posta Certificata destinataria, con la spedizione di una ricevuta di consegna, in modo analogo alla tradizionale raccomandata A/R (e con lo stesso valore legale);

Garanzia per il destinatario da eventuali contestazioni in merito ad eventuali messaggi di PEC non ricevuti e dei quali il mittente sostiene l'avvenuto l'invio;

Garanzia inequivocabile dell'attestazione della data di consegna e di ricezione del messaggio e conserva la traccia della comunicazione avvenuta fra mittente e destinatario.




INVIO DI UN MESSAGGIO DA PEC A INDIRIZZO DI POSTA ORDINARIA

Nel caso in cui un account PEC di Aruba invii un messaggio ad un indirizzo di posta elettronica ordinaria, la casella certificata riceverà la Ricevuta di Accettazione ma NON quella di Avvenuta Consegna.

Il destinatario pertanto riceverà la comunicazione ma non verrà inviata al mittente la Ricevuta di Avvenuta consegna.

In questo caso, se il destinatario tenta di rispondere all’e-mail, riceve una notifica di errore (MAILER-DAEMON), salvo la casella Pec mittente non sia configurata in modo tale da ricevere messaggi di posta ordinaria.


INVIO DI UN MESSAGGIO DA INDIRIZZO DI POSTA ORDINARIA A PEC

Nel caso in cui un mittente NON certificato invii un’e-mail ad una casella di posta elettronica certificata attivata su Aruba, otterrà in risposta un messaggio di errore per mancata consegna (MAILER-DAEMON). Il server di posta Aruba, provvederà a respingere tale messaggio senza inviare alcuna notifica al destinatario.

Sarà comunque possibile variare questa impostazione attraverso il Pannello di Gestione della casella.

Il messaggio di errore (MAILER-DAEMON) verrà inviato al mittente se la casella certificata alla quale ha inviato l’e-mail è gestita dai server Aruba. Nel caso in cui la casella Pec risulti attivata con un gestore certificato diverso da Aruba PEC, l’accettazione o meno del messaggio dipenderà dalla Policy e/o dalla regolamentazione di tale gestore.

LA SICUREZZA DI ARUBA PEC

Il sistema di Posta Elettronica Certificata di Aruba Pec S.p.A presenta tutte le garanzie di sicurezza compatibili con la tipologia di servizio erogato, sia a livello fisico che a livello informatico.

  • Presenza 3 livelli di firewalling con definizione di attente policy di accesso (vengono stabilite le sole porte strettamente necessarie al funzionamento del sistema PEC).
  • Sistema di AntiVirus aggiornato con cadenza plurigiornaliera (almeno 4 volte al giorno) in modo da rendere il sistema protetto contro attacchi da parte di software malevolo.
  • Prodotti software costantemente aggiornati e “patchati” (al rilascio di un nuovo prodotto o di una patch, dopo una fase di test su un ambiente di staging , viene aggiornato il prodotto in ambiente di produzione).
  • Separazione fisica del livello di front end dal livello di back-end e storage in modo da proteggere ulteriormente in dati da accessi indesiderati.

Ulteriore protezione delle macchine che contengono i dati degli utenti attraverso firewall locali

  • Sistema ridondato in ogni sua parte in modo da evitare “single point of failure”.
  • Meccanismo di auto esclusione degli apparati non funzionanti con conseguente dirottamento del traffico sugli altri nodi “gemelli”
  • Utilizzo di storage di rete esterni al sistema per aumentare la protezione delle informazioni degli utenti.
  • Sistema di backup su doppio supporto per ridurre il rischio di perdita dei dati.
  • Utilizzo di protocolli sicuri per il colloquio tra l'utente ed il proprio gestore (SMTP/S,POP3/S,IMAP/S) e tra un gestore e l'altro (STARTTSL)
  • Firma dei messaggi con i dispositivi HSM certificati FIPS-2 Level 3.


LIVELLI DI SERVIZIO E INDICATORI DI QUALITA'

ARUBA PEC S.p.A. garantisce il rispetto dei livelli di servizio previsti dalla normativa.

Livelli di Servizio
Numero massimo di destinatari contemporanei accettati 500
Dimensione massima di ogni singolo messaggio
(intesa come prodotto tra il numero dei destinatari e la dimensione del messaggio)
Minore o uguale a 50 MB
Disponibilità del servizio nel periodo di riferimento previsto (quadrimestre) Maggiore o uguale al 99,8%
Indisponibilità del servizio per il singolo fermo nel periodo di riferimento previsto (quadrimestre) Minore o uguale al 50%
Tempo massimo per il rilascio della ricevuta di accettazione nel periodo di disponibilità del servizio (calcolato escludendo i tempi di trasmissione) 30 min


Riportiamo qui di seguito gli indicatori di qualità del servizio (con giorni lavorativi si intendono i giorni dal lunedì al venerdì).

Indicatori di qualità
Disponibilità del servizio (invio e ricezione email) 7 giorni su 7 - h24
Disponibilità del servizio di richiesta di attivazione 7 giorni su 7 - h24
Tempo per l'attivazione di un nuovo account di PEC
(dalla ricezione di tutta la documentazione necessaria)
24 - 48 ore
Tempo massimo per l'esecuzione di interventi di manutenzione che causino il fermo servizio 2 ore
Disponibilità del servizio di richiesta da parte del titolare della traccia delle comunicazioni effettuate (log) 7 giorni su 7, 24 ore su 24
Accesso ai file di log da parte del personale di ARUBA PEC S.p.A 5 giorni la settimana (lunedì - venerdì) dalle ore 8.30 alle 18.00
Tempo massimo per l'invio delle informazioni relative ai file di log dietro richiesta del titolare 5 giorni lavorativi
Sistema di monitoring con invio di messaggi di alert via email ed sms al presentarsi di malfunzionamenti e situazioni critiche 7 giorni su 7, 24 ore su 24
Assistenza standard tramite call center (trouble ticketing) 5 giorni la settimana (lunedì - venerdì) dalle ore 8.30 alle 18.00
Assistenza di emergenza per i gestori tramite il Network Operations Center (NOC) 7 giorni su 7, 24 ore su 24

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